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Un produit financier a de nombreux paramètres qui, globalement, déterminent deux de ses aspects essentiels : le calendrier d'amortissement et les mesures à prendre si le client ne le respecte pas. Comme ce compte bancaire est un compte de bilan, 00 est le code du programme. Pour bien concevoir un système d’information utile au contrôle de gestion, dont la qualité et la fiabilité des indicateurs soient indiscutables, quelques conditions indispensables sont à réunir, L'encours d'un prêt non exigible avant 12 mois est considéré comme un actif à long terme. Les avis fournis par les programmeurs par une autre institution, il lui faut consacrer suffisont souvent dictés davantage par leurs préférences que samment de temps à l'examen de son fonctionnement par les besoins de l'institution. Les concepteurs de systèmes devraient se rapporter aux études consacrées à la microfinance, pour bien comprendre les méthodes les plus couramment employées et leurs implications sur la structure des systèmes. SIO – Système d’Information Opérationnel = toute l’activité autour du SI SII – Système d’Information Informatisé = uniquement le contenu informatisé (fichiers, bases, logiciels, …) SI Opérationnel SI Informatisé À l'issue de la période comptable, la comptable souhaite imprimer un rapport pour NewSystems. S'adresser à PACT Publications, 777 United Nations Plaza, New York, NY 10017, télécopie : 212-696-9748, courriel : . Les indicateurs décrivent deux types d'impact. ? Le système est-il convivial, ou bien pose-t-il des problèmes à régler d'urgence ? Cet équipement devrait suffire aux agences puisque les versements sont effectués auprès des banques commerciales locales. Lorsque cette provision est constituée (ou modifiée), un montant (qualifié de dotation aux provisions pour créances douteuses) est enregistré en tant que charge dans le compte de résultat (voir le compte 5110). 1, 1.2 Qu'est-ce qu'un système d'information de gestion ? À l'inverse, il peut devoir être utilisé en même temps que d'autres mots de passe établis au niveau du système et, ce faisant, offrir une méthode de contrôle générale et spécifique. Par contre, rien ne garantit à l'institution qui fait appel à un programmeur local, ou à un programmeur indépendant chargé d'élaborer un logiciel maison, que celui-ci pourra se charger de l'appui technique et de la maintenance. Les institutions de microfinance reçoivent parfois des subventions en nature qui n'apparaissent pas dans leurs états financiers, tels que des immobilisations, des espaces de bureau ou des conseils techniques (figure 3). On peut donc compter que le second, à savoir le SOLDE MÉDIAN DES PRÊTS EN COURS, augmentera progressivement pour les emprunteurs fidèles. Une institution de microfinance doit éviter d'avoir un volume de liquidités excessif ou insuffisant. Cette catégorie regroupe des rapports sur les activités de crédit, tandis que la suivante porte sur la qualité du portefeuille. ou de l'élaboration d'un nouveau système ? ? Si le modèle conceptuel est mal structuré, les utilisateurs auront du mal à stocker ou extraire des informations. Le rapport est généralement présenté avec un format paysage pour que les guichetiers aient suffisamment de place pour noter certaines remarques. plaide en faveur d'une approche ouverte et flexible de la gestion de l'information. Peut être aisément adapté à l'ampleur des opérations, et fonctionne aussi bien sur des réseaux couvrant un grand nombre d'agences traitant des volumes importants et comptant plus de 200 utilisateurs que sur un ordinateur bloc-notes utilisé par une seule personne. Le rapport doit indiquer le numéro de compte, le nom du client, le nombre de jours depuis lequel le prêt est en retard, et le montant du principal, des intérêts et des pénalités passés en perte. Le produit offert par l'institution est-il une ligne de crédit pouvant donner lieu à des décaissements ou à des remboursements à un moment quelconque, dès lors que le montant approuvé n'est pas dépassé ? Si une personne modifie les données qui figurent dans l'enregistrement, par exemple en modifiant l'encours d'un prêt ou un taux d'intérêt, le total de contrôle cesse d'être valide et le système peut détecter et indiquer l'infraction. Si le prêt est décaissé en plusieurs tranches, la commission initiale est-elle calculée sur le montant total ou sur le montant de chaque décaissement ? et souhaitable ? Constituer un groupe de travail 2. La réponse à la troisième, à savoir la fiabilité de l'appui technique, revêt une importance cruciale. Placements peu liquides, tels que les actions, les obligations et les billets à ordre qu'il est prévu de détenir au moins un an. Dans le cas d'institutions multiservices (qui offrent des services non commerciaux de nutrition, de santé et communautaires) et de programmes intégrés (qui offrent, outre les services financiers, des services commerciaux de marketing et de gestion ou de formation technique, par exemple), il convient d'isoler le coût des services financiers de celui des services non financiers avant de calculer les ratios, ce qui s'avère parfois impossible. ? SEEP Network, Financial Ratio Analysis of Micro-Finance Institutions, 1995. Les données financières doivent être entrées par petits groupes (moins de 50 comptes à la fois) et les totaux pour chaque groupe être vérifiés manuellement par rapport aux dossiers établis manuellement dans l'ancien système, puis comparés aux listes imprimées par le nouveau système. Éléments d'actifs sensibles aux différences de taux, Encours des crédits arrivant à échéance dans les 6 mois à venir, Total, éléments d'actifs sensibles aux différences de taux(1), Éléments de passif sensibles aux différences de taux, Total, éléments de passif sensibles aux différences de taux(2). Prenons l'exemple d'une institution qui décide d'effectuer des prêts de groupe six mois après avoir installé sa base de données. Le choix du dénominateur d'un ratio peut s'avérer déterminant 2. Il peut présenter des données pour des périodes différentes afin de faire ressortir les tendances. 1. L'intégrité de ces tables peut être facilement détruite si les données qui y figurent ne sont pas codées. qui ne sont pas toujours définis avec suffisamment de précision ? Les nouveaux langages de programmation permettent d'élaborer plus rapidement et plus facilement des logiciels de meilleure qualité, de sorte que les programmeurs doivent passer moins de temps à écrire des séquences pour l'interface utilisateur (ce que l'utilisateur voit sur son écran) et peuvent consacrer plus de temps à écrire des séquences pour transformer les données en informations utiles. Calendrier d'amortissement. Il ne ventile pas les données par agent de crédit pour réduire le volume d'informations fournies. À eux trois, ces rapports peuvent aider les institutions de microfinance à mettre en place un système de gestion financière plus élaboré. Le plan comptable, l'ensemble des formulaires qu'utilise une institution ? La version Windows 3.11 a fait ses preuves et continue de donner de très bons résultats, car de nombreuses applications sont conçues pour opérer dans cet environnement, mais, comme les versions de Windows 3.x sont liées au DOS par une architecture reposant sur des processeurs 16 bits, leurs perspectives d'avenir sont limitées. ? Total des décaissements (diagramme en barres), ? Il est difficile de répondre à cette question. Dans notre exemple, le premier groupe à deux chiffres indique les coûts par programme. Bien que le guide pratique fournisse de nombreuses informations générales, il traite essentiellement des systèmes d'information de gestion dont ont besoin les institutions de microfinance de taille moyenne à grande, qui cherchent à développer leurs opérations. ? La plupart des systèmes de comptabilité ne permettent pas de tenir, pour les crédits en retard, un compte distinct dans lequel seraient inscrits les crédits en retard jusqu'à leur remboursement. (Les services d'un technicien venu de l'étranger peuvent coûter très cher.). Les problèmes de centralisation et les retards bureaucratiques surgissent lorsque l'information quitte l'agence. Le deuxième groupe à deux chiffres permet de séparer les recettes et dépenses par agence, de la même manière que les codes des programmes. 2. L'installation d'un système d'information de gestion peut coûter cher, mais l'absence d'information est encore plus coûteuse. Il se peut qu'il faille modifier le niveau des intérêts et des commissions applicables aux opérations de crédit en fonction de l'évolution du coût moyen des capitaux empruntés. Les comptables de l'institution pourront ainsi le maîtriser plus facilement. Le groupe de travail peut, sur la base de ses conclusions préliminaires, préparer un rapport sur les solutions proposées, leurs coûts estimés et le temps probablement nécessaire à leur mise en place, et présenter ce rapport à la direction pour examen et approbation. Coût des mises à niveau, des améliorations et des modifications ultérieurement apportées au logiciel, ? Ce rapport est présenté sous la forme habituellement utilisée par les institutions de microfinance, qui est celle qu'elles doivent utiliser à moins qu'elle ne soit pas conforme aux normes de comptabilité nationales. le client, le prêt, le calendrier du prêt, et les remboursements au titre du prêt ? Programme de l’épreuve n° 8 Systèmes d’information de gestion X Partie 1 Le système d’information et l’organisation 1 Chapitre 1 3Le système d’information et l’informatique Chapitre 2 10Le secteur informatique Chapitre 3 La démarche d’informatisation 15 Chapitre 4 Les systèmes décisionnels 24 Pour ce faire, elle donne à l'ordinateur l'instruction d'imprimer le solde de tous les comptes intitulés ****B. Les « caractères génériques » étoiles servent à représenter tous les comptes dont le numéro se termine par B3. Le rapport peut présenter tous les produits d'épargne, en indiquant les soustotaux pour chaque produit, de la manière décrite ici, ou consacrer un rapport distinct à chaque produit, comme dans le rapport A4. Les deux colonnes de droite définissent la provision qu'il convient de constituer sur la base de ces informations. Academia.edu no longer supports Internet Explorer. Comptes d'épargne : nombre illimité de produits, définissables par l'utilisateur. Comme on le verra ci-après, le plan comptable peut être structuré de façon à faciliter la présentation de ces rapports. FABRE Frangoise Rapport de stage - DESSID page 2 Septembre 1995 MISE EN PLACE D'UN SYSTEME INFORMATISE DE GESTION DE LMNFORMATION TECHNIQUE DU CETIAT Fran^oise Fabre RESUME: Une application permettant de gerer les rapports d'etudes a ete mise en place avec le systeme de gestion de bases de donnees ACCESS 2.0, dans le cadre de 1'informatisation de la encours total des crédits en retard ; ce montant apparaît au bilan. Branchements sur le centre de service commun, ? La subvention de NewSystems est pris en compte par ESSOR par le biais de trois opérations. Quel est le délai d'intervention en cas de problèmes techniques graves (rendant le système inutilisable) ? La plupart des institutions emploient toutefois des ordinateurs personnels (PC), compatibles IBM, pour gérer leurs informations. Le numéro d'un compte devant être entré à de multiples reprises dans l'ordinateur, il est facile de commettre une erreur. Partie 2 - Les décisions, les données, l’information et l’intelligence d’affaires La gestion de l'information a pour but essentiel et primordial de permettre à diverses personnes de, Un système d'information de gestion est une série de procédures et d'actions effectuées pour saisir des données brutes, les transformer en information utilisable et transmettre cette information aux utilisateurs sous une forme adaptée à leurs besoins, Une institution de microfinance utilise en général deux principaux systèmes : un système de comptabilité et un système de suivi du portefeuille. Il permet de vérifier l'exactitude de toutes les écritures et décrit la situation du compte à la date considérée. ? Une institution pourrait souhaiter mettre au point d'autres indicateurs pour les intégrer dans ses procédures standards d'analyse des prêts et, partant, suivre leur évolution relativement aisément. Le travail a été exécuté presque entièrement par le personnel chevronné de son département du système d'information. Compte de résultat simplifié, résultats et prévisions, Commissions sur les crédits et commissions sur les services bancaires, Total, charges d'exploitation services financiers, Groupement :      Agence et ensemble de l’institution. Elle peut produire des rapports complexes à partir de nombreuses informations. agent de crédit                                        ? Si 4120 identifie les commissions perçues sur les prêts, le code 4120-12-11-01 caractérise le produit des commissions sur les prêts aux particuliers (code de programme 12) de l'agence 1 de la région centrale (code d'agence 11) qui sont affectées au fonds de trésorerie générale (code de bailleur de fonds 01). Il est possible d'effectuer les projections de dépenses à partir du budget d'exploitation développé. D : Rapports sur le compte de résultat, ? Pour nombreux qu'ils soient, les points considérés ne couvrent pas tous les sujets qu'il est nécessaire d'examiner. Il convient d'utiliser le nouveau système parallèlement à l'ancien pour contrôler sa fiabilité, vérifier si les calculs sont exacts et s'assurer que les méthodes employées sont compatibles avec les contrats de prêt. Toute institution de microfinance ayant atteint une certaine taille doit sérieusement envisager d'informatiser son système d'information intégralement, au siège et dans les agences, en procédant, si nécessaire, par étapes (voir l’encadré A1.1, page 108). Lorsqu'ils sont établis au moyen de systèmes de numérotation des comptes adéquats, ils peuvent aussi fournir des informations pour des centres de profit spécifiques, comme dans le rapport E3. Souvent, plusieurs personnes ont besoin des mêmes informations au même moment. Les intérêts ainsi accumulés sont considérés comme un produit pour la période considérée parce qu'ils ont été encourus pendant ladite période. L'attribution de mots de passe aux utilisateurs peut non seulement empêcher toute personne non autorisée d'avoir accès au système ou aux données, mais aussi permettre de déterminer, aux fins du contrôle et du suivi des opérations, l'utilisateur qui a procédé à certaines transactions financières ou approuvé une décision donnée. De quel type de système s'agit-il : manuel, informatisé, ou hybride ? Il est souvent tentant de transférer électroniquement des données incomplètes pour les compléter ensuite manuellement ; toutefois, cette opération doit être effectuée par un technicien et reviendra plus cher que s'il est recouru aux services d'employés chargés de la saisie des données, qui eux procéderaient manuellement. Compte tenu des conditions dans lesquelles opèrent le plus souvent les institutions de microfinance, leur direction devrait généralement faire preuve d'une grande prudence, c'est-à-dire conserver des liquidités plus importantes que ne le ferait une banque commerciale. Mais, en règle générale, ces logiciels personnalisés ne fonctionnent pas comme on le souhaiterait ? Avant de pouvoir élaborer un système d'information, une institution doit se poser plusieurs questions fondamentales : quels sont ses objectifs ? ? L'élaboration d'un système d'information personnalisé est une tâche considérable. Il existe différents modèles de projections, et le CGAP vient d'en mettre au point un nouveau11. Il est important de s'assurer que les rapports fournissent les informations requises au moment où l'institution en a besoin. 1. une analyse des décaissements par région et branche d'activité ; ? Gallitre Cyril. Exemple de modèle conceptuel de base de données. fonds déposés auprès d'une institution financière, exigibles à moins d'un an, qui dégagent des intérêts pour l'organisme. Comptabilisées séparément des produits des services financiers. Quel est le taux d'intérêt officiel, et sur quelle période s'applique t-il (s'agit-il d'un taux mensuel, d'un taux révisable toutes les quatre semaines, d'un taux annuel) ? Cette présentation permet de répartir entre les colonnes les éléments d'actif et de passif ainsi que les fonds propres pour les différents programmes (tels que services financiers, formation et marketing). ? Chaque logiciel de suivi des prêts est différent, tant du point de vue de l'information qu'il vise que du type de rapports qu'il produit et, surtout, des possibilités qu'il offre. souligner l'importance que revêt un système d’information de gestion pour une institution de microfinance performante ; ? Ce rapport offre une présentation normalisée aux fins de cette analyse. DCG 8 - Systèmes d’information de gestion. Effectuer des projections des flux de trésorerie est manifestement une opération complexe, qui fait intervenir de nombreuses inconnues. leur monnaie nationale et une monnaie étrangère. 4. De nombreuses techniques permettent de déterminer le montant requis des provisions11. ? Il est donc recommandé d'effectuer l'évaluation en collaboration avec des experts techniques de la société de services et d'ingénierie informatique. Est-il possible d'incorporer un chiffre de contrôle ? Le groupe de chiffres suivant permet de suivre les recettes et les dépenses par origine (voir le point 2.4.2). Il examine les quatre phases du processus ?conceptualisation, évaluation et conception, programmation et installation, et maintenance ?en renvoyant fréquemment le lecteur à d'autres parties du manuel pour plus de détails. ? Pour les institutions dont les opérations sont stables et donnent lieu à de fréquents versements par les clients (sur une base hebdomadaire ou mensuelle), les différences entre comptabilité de caisse et comptabilité d'engagement ne sont guère importantes. Les charges relatives au siège (frais généraux) sont soit inscrites dans une colonne intitulée frais généraux, soit réparties entre les programmes par une procédure d'allocation déterminée6. 8. Une institution qui modifie souvent ses procédures et ses produits financiers a intérêt à choisir une formule lui permettant de se doter des capacités internes nécessaires pour pouvoir transformer et adapter son système (voir l’encadré 5.2, page 79). Coût de l'appui technique périodiquement nécessaire pour réparer ou mettre à niveau les ordinateurs, ? Augmentation des factures d'électricité et des primes d'assurance, ? Le SOLDE MÉDIAN DES COMPTES D’ÉPARGNEest un indicateur de l'épargne du client type. Le nouveau système d'information a permis à PRODEM de proposer de nouveaux produits financiers et de nouveaux services, tels que des prêts aux conditions et aux échéanciers adaptés à la trésorerie de ses clients. Ce rapport doit contenir des renseignements essentiels sur le compte, tels que le nom de son titulaire, le type de compte dont il s'agit, le taux d'intérêt qui lui est appliqué, le solde minimum qui doit être maintenu, et les liens éventuels avec d'autres comptes. à accepter de fournir son code source. Le personnel de direction, qui est responsable d'un nombre considérable d'activités, peut facilement être submergé d'informations si celles-ci ne sont pas soigneusement sélectionnées et simplifiées. Les tables permettent de stocker les données ; les formulaires permettent aux utilisateurs de saisir les données, de les éditer et de les visualiser ; les requêtes servent à rechercher des données et à en rendre compte ; les fiches décrivent le format utilisé pour présenter les données sur papier ou à l'écran ; et les commandes de programmation permettent de personnaliser la base de données pour l'adapter à un système particulier. Dans un système de comptabilité d'engagement, cette dotation aux provisions joue le même rôle que le compte 5110, et permet d'ajuster le montant des intérêts à recevoir en fonction des pertes attendues. Le montant de l'encours de crédits ne recouvre que le principal, et non les intérêts échus ou attendus. Plus précisément, le guide pratique cible les deux groupes les plus directement intéressés par un système d’information de gestion, à savoir les utilisateurs des informations et les développeurs de systèmes. Une institution de microfinance est installée dans un centre urbain important, doté de réseaux de communications fiables. S'ils le sont manuellement, de quelle manière le système permettra-t-il de corriger les numéros attribués par erreur ? Pour une institution de microfinance, la question de la viabilité financière revêt une importance cruciale ; or, les pratiques comptables normalisées ne permettent pas de décrire avec exactitude la façon dont une institution peut fonctionner de manière durable une fois qu'elle cesse de recevoir des ressources des bailleurs et des subventions. ? Si l'institution est complexe et a un large éventail de produits financiers, il est préférable que l'équipe du projet de système d'information se réunisse pendant trois à cinq jours avec une ou deux personnes compétentes de la société de services et d'ingénierie informatique. Registre des opérations, Toutes les institutions de microfinance devraient utiliser un système. Les indicateurs de productivité considérés ici sont regroupés en trois catégories : la productivité opérationnelle (utilisation du personnel et des équipements de bureau), la productivité financière (utilisation des ressources financières) et l'efficacité. établir des conventions de numérotation des comptes des clients et des comptes de crédits et d'épargne ; ? Par exemple, le bilan simplifié sert aussi bien aux membres du conseil d'administration qu'aux actionnaires, tandis que le rapport sur les crédits en retard par agent de crédit peut être utilisé tant par le personnel de terrain que par les directeurs d'agence. », « Je reçois tous ces chiffres chaque mois, mais je ne sais pas du tout ce que je suis censé en faire. Dans quelles conditions ? Si l'épargne est liée aux décaissements ou aux remboursements des prêts, il est possible d'estimer le montant des dépôts à partir des projections des prêts, et les retraits à partir du nombre de prêts arrivant à échéance et du taux de perte de clients. Il est relativement facile de calculer la médiane avec un système informatique, puisqu'elle correspond au solde d'un compte tel que 50 % des comptes aient un solde moins élevé et 50 % un solde plus élevé. Les informations qui y sont incluses sont publiées tous les semestres dans MicroBanking Bulletin. Cette question n'est toutefois pas abordée dans le présent guide pratique pour les raisons exposées au paragraphe 4.1.3. Les dettes recouvrent ce que l'institution doit à des tiers sous forme d'engagements monétaires ou sous forme d'une obligation de leur fournir des biens et des services à une date future. To learn more, view our. Windows NT est en train de devenir le système d'exploitation standard des PC opérant en réseau et commence, au niveau opérationnel, à faire concurrence à UNIX (le système d'exploitation type des gros ordinateurs, qui occupait une position prédominante dans les entreprises avant l'arrivée du PC). Les lecteurs qui utilisent des variantes de ces normes ou des principes comptables généralement reconnus (PCGR) des États-Unis et du Royaume-Uni reconnaîtront l'agencement du plan comptable et des états financiers proposé ici. Le tableau 2.2 ci-dessous décrit un plan utilisant un numéro à 10 chiffres subdivisé en quatre groupes, ABCC-DD-EE-FF4, qui permet de suivre le déroulement des opérations par agence, par programme (ou service) et par bailleur de fonds. Par exemple, lorsque le décaissement se fait par chèque, le montant en question doit être porté au crédit du compte chèques du client, tandis que s'il est versé en espèces, il doit être porté au crédit du compte caisse du guichet. Avant de sélectionner un programmeur ou une société, tion conservent le code source, ils sont les seuls cail est indispensable de s'enquérir de ses performances pables d'apporter des corrections ou des modifications auprès de plusieurs de ses clients. thodes de calcul. Si elle ne dispose pas d'un appui rapide et sûr, l'institution peut se trouver forcée d'opérer sans son système. Montant dû par l'institution aux banques ou à d'autres prêteurs et exigible à plus d'un an. Il nous faut toutefois prendre garde aux possibilités de détournement de fonds et aussi de pertes au niveau du portefeuille que pourrait engendrer une reprise des troubles politiques dans la région Est. Même s'ils font preuve de la meilleure volonté du monde, ils interprètent souvent mal les souhaits de la direction et le système ne répond pas aux besoins des utilisateurs. Depuis quelques années, un certain nombre d'études de qualité ont été publiées, qui commencent à combler le vide constaté dans le domaine de la gestion financière des institutions de microfinance. ? Il sert aussi de carte routière lorsqu'il s'agit de relier les données entre elles puisque la totalité des formulaires, requêtes et fiches s'y réfèrent pour stocker ou extraire des informations. Elles sont axées sur le long terme et, parce qu'elles influent sur les décisions prises par l'institution, l'avenir de celle-ci est tributaire de leur qualité. Elle fournit aux dirigeants qui envisagent de mettre en place des systèmes d'information de gestion les renseignements techniques dont ils ont besoin pour bien communiquer avec le personnel informatique, et prendre des décisions judicieuses en ce domaine. Montant total des apports en liquidités, capitalisés, reçus par l'institution. Cette section décrit des indicateurs visant à évaluer la mesure dans laquelle elles atteignent ces objectifs. Élaboration et mise en place d’un système d’information de gestion. ESSOR a judicieusement établi son plan comptable de manière à organiser les comptes par emploi et par origine des fonds. Ces documents contribueront largement à sa bonne utilisation, en particulier dans les grandes institutions décentralisées ou dans celles qui sont en pleine expansion. Il est donc recommandé d'obtenir plusieurs rants ont des failles (ou bogues). Les statistiques sont faussées lorsque les prêts aux entreprises familiales sont considérés avoir été consentis à un seul époux, même si la signature des deux époux est nécessaire pour la conclusion du contrat et s'ils participent tous les deux à l'activité économique. De nombreuses institutions ont mis au point leurs propres méthodes pour effectuer des projections des remboursements sur la base de leurs méthodes de crédit et de leurs résultats antérieurs. 1. Les rapports doivent être clairs et dénués de toute ambiguïté ; et même s'ils sont très bien conçus, il est essentiel d'apprendre au personnel à les utiliser.

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